Sve o arhivskim policama

Za čuvanje arhivske dokumentacije pogodni su samo pojedini regali - dovoljnog nosivosti, sa perforacijama da vazduh lako može da dođe do papira, ispravne konfiguracije. Otkrivamo koje vrste polica i ormara su najpogodnije za čuvanje važnih dokumenata otpisanih u arhivu u njima.

Police se nazivaju specijalnim uređajima, čija je svrha skladištenje. Oni savršeno organizuju prostor i, naravno, dostupni su u velikom broju tipova i konfiguracija.

Njihova namena je čuvanje i tekuće i arhivske dokumentacije. Arhivske regalne strukture mogu se koristiti ne samo za ovo, već i za postavljanje i skladištenje bilo koje druge odgovarajuće veličine i vrste stvari, bilo da se radi o materijalima ili opremi.

Svaki stalak je struktura koja se sklapa i podešava pomoću vijčanih veza. Čelik visoke čvrstoće se koristi za kreiranje svake police na strukturi stalka, čineći ih i jakim i izdržljivim. Oni modeli koji su sklopivi se lako podešavaju (na primer, povećavaju ili smanjuju visinu polica), možete im brzo dodati sekcije, police, bočne zidove i brzo ukloniti svaki od navedenih elemenata.

Arhivski regali se proizvode u skladu sa GOST R 56356-2015. Sadrži sve zahteve koji važe za ove proizvode (pod uslovom da su izrađeni od metala). Proizvodnja regalnih konstrukcija (uključujući i arhivske) je sada veoma velika, jer za to nije potrebna složena oprema, posebno ako se bavite sklopivim konstrukcijama. Ali gde god i ko god da pravi takve proizvode, krajnji rezultat mora u potpunosti biti u skladu sa zahtevima GOST-a.

Drveni ormari za skladištenje arhivske dokumentacije se takođe proizvode i prilično su traženi među potrošačima, međutim, treba imati na umu da takvi ormari mogu čuvati arhive onih organizacija koje ne potpadaju pod obavezne zahteve za arhivsku opremu. Zakonski je utvrđeno da se arhivska dokumentacija mora čuvati u metalnim regalima, ormanima i sefovima, a ovaj uslov je jedan od obaveznih.

Glavni kriterijum za klasifikaciju regala je mogućnost njihovog pomeranja. U zavisnosti od ovog kriterijuma, razlikuju se dve velike grupe - stacionarni i mobilni (mobilni) proizvodi. I jedni i drugi imaju svoje zasluge i mane.

Počnimo sa stacionarnim. obično, imaju prilično malu težinu, nije ih teško sastaviti čak i za osobu koja nema mnogo iskustva u sklapanju nameštaja. Takođe ih je lako demontirati. Takvi proizvodi su po pravilu relativno jeftini, a odlični su za smeštaj i čuvanje kancelarijskih ili arhivskih dokumenata u njima. Ali postoji i neprijatnost - stacionarni stalak, jednom sastavljen, bez demontaže, može se postaviti samo u jednom položaju.

Mobilni ormarići se lako mogu pomerati duž podne površine na bilo koje mesto u prostoriji. Zahvaljujući njihovoj mobilnosti, možete pronaći željeni dokument bez dugih pretraga, jednostavnim pristupom traženom odeljku. Međutim, da bi se mobilni regali zaista lako kretali po površini poda, potrebne su jake šine, odnosno dodatna oprema. Pored toga, potrebno je i postavljanje specijalizovanih mehanizama na same police koji će pomoći u kretanju. Takođe, na takve proizvode se mogu ugraditi bočni zidovi i brave. Tada će arhivska dokumenta biti sačuvana i obezbeđena njihova bezbednost.

U skladu sa načinom pričvršćivanja elemenata, regalne konstrukcije se dele na montažne i zavarene. Montažni modeli nadmašuju stacionarne u smislu praktičnog transporta, mogućnosti brzog montiranja i demontaže. Pored toga, takvi modeli imaju atraktivan i moderan izgled, vrlo često su opremljeni točkovima i stoga su mobilni i mogu se pomeriti na željeno mesto.

Ranije se verovalo da su zavareni regali stabilniji, da su sklopive strukture inferiorne od njih u ovom parametru. Međutim, savremeni pričvršćivači i materijali omogućavaju stvaranje sklopivih modela koji imaju još veću pouzdanost i stabilnost, zbog čega zavarene konstrukcije više nisu tražene, a mnogi proizvođači su odbili da ih izdaju.

Ojačani regal može izdržati opterećenje do 900 kg po sekciji, odnosno ako u njemu ima 4-5 polica, onda polica može izdržati do 200 kg. Police se mogu podesiti u koracima od 25 mm. Kao i tipičan, ojačani stalak može biti dodatno opremljen policama, zidovima i opremom za zaključavanje.

Struktura ugaonih polica omogućava najefikasnije korišćenje kancelarijskog i arhivskog prostora, posebno zato što se arhivi često dodeljuje najmanja prostorija u organizaciji. Ugaone police može se postaviti tamo gde prava linija jednostavno ne nalazi dovoljan broj kvadratnih centimetara. Koristeći uglove, možete staviti u svaku od polica i tako postaviti više dokumenata nego da su smešteni u jednu, ali ravno.

Regali za arhive su najkompaktniji. Koriste se za opremanje arhiva, kancelarija, biblioteka, knjižara, magacina i dr. Na njih je pogodno postaviti štampane materijale, uglavnom u formatima A5 (beležnice i knjige) i A4 (tipičan albumski list, ova veličina je pogodna za skladištenje fascikli, papira).

Standardni arhivski stalak ima sledeće dimenzije - visina 1500-2500 mm, dužina police - 700-1500 mm, širina police - 300-800 mm. То је standardna će biti i konstrukcija dimenzija 2000x1000x500 mm i 2200x1000x400, 2000x1000x400 i 2000x1000x300 i 2500x700x500. Ako govorimo, recimo, o veličini 600k400k2000 mm (za 4 police), dizajniran je za skladištenje dokumenata koji nisu formatirani po visini.

Stručnjaci napominju da je montaža višesekcionih arhivskih regala preporučljiva ako su povezani kompletni delovi. Tada se karakteristike opterećenja ne smanjuju, osim toga, svaka sekcija se može isporučiti zasebno. Ali možete smanjiti broj regala ako se sastavlja stalak sa više delova. Tada možete malo uštedeti na kupovini opreme za regal. Dozvoljeno je naizmenično menjati pune delove (to jest, one koji imaju sva četiri stakala) sa dodatnim (koji imaju dva regala). Takođe je moguće ugraditi deo bez stubova između sekcija sa četiri stuba.

Ako se sklopi dvodelna linija, za nju je dovoljno 6 regala umesto 8 ako su pojedinačni delovi povezani. Ako je sastavljena linija od tri dela, dovoljno je 8 regala umesto 12.

Jednodelni metalni arhivski regal visine 2000-2500 mm ima nosivost od približno 700 kg. Višesekcija ima manje, samo 550 kg. Opterećenje na policama mora biti raspoređeno striktno ravnomerno, na jednom delu, gornja polica će izdržati najviše 60 kg, na višedelnoj - 30 kg.

Koji regali će biti instalirani u arhivu - svaka organizacija odlučuje samostalno. Izbor ne zavisi od jednog parametra. Pošto zakonodavstvo postavlja zahteve ne samo za police, već i za prostoriju za arhivu, ona mora biti izolovana. Dakle, svaka organizacija u kojoj postoji određena količina arhivske dokumentacije (a koja je ne predaje u centralizovani arhiv) suočava se sa potrebom da organizuje prostorije u kojima će se ona čuvati.

Izbor struktura polica zavisi od nekih parametara.

• Površina sobe i visina plafona u njoj. Ako su oba mala, onda možda ima smisla koristiti ugaone strukture kako bi se područje zauzelo što efikasnije i racionalnije. U dugoj uskoj prostoriji možete postaviti police duž perimetra duž zidova, u širokoj - rasporedite ih u nekoliko redova.
• Sklopive strukture su poželjnije tamo gde, na primer, vrata ne dozvoljavaju nošenje i isporuku zavarenog modela.
• Dimenzije polica u regalu i visina zavise od količine dokumentacije koju treba postaviti, njenog formata - A4, A3, A2 itd.

Što se tiče namene, savremeni arhivski regali su prilično univerzalni i mogu se koristiti i kao arhiva i magacin, pa čak i kao magacin. Sve zavisi od toga šta će biti postavljeno na police. Stalak može biti 4 police, 6 polica, 7 ili 8 polica različitih visina i širina. Zanimljivo je da za većinu sklopivih konstrukcija, da biste postavili dodatnu policu ili bočni zid, ne morate potpuno demontirati proizvod i ponovo ga sastaviti. Zbog toga su sklopivi regali toliko popularni, mogu se koristiti svuda - iu prodavnicama, iu kancelarijama, iu skladištima, iu bibliotekama. Vek trajanja takvih regala je prilično dug, jer su arhivski regali izrađeni od metala, najčešće od nerđajućeg čelika.

Na arhiv kao mesto zakon postavlja veliki broj zahteva. Jedna arhiva treba da bude jasno izolovana od druge, da bude vatrootporna, da ima sisteme za ventilaciju, grejanje ili klimatizaciju tako da vazduh cirkuliše po prostoriji 2-3 puta na sat i još mnogo toga. Dokumenti se moraju čuvati u skladu sa pravilima skladištenja, uslovima temperature i vlažnosti, sanitarno-higijenskim režimima, režimima bezbednosti itd.

Ormari takođe treba da budu raspoređeni po određenom redosledu. Ako su police stacionarne ili klizne, onda bi trebalo da stoje pod uglom od 90 stepeni u odnosu na zid sa prozorom. Ako u arhivi nema prozora, onda se uređenje odvija onako kako to zahtevaju karakteristike prostorije i opreme u njoj. Regali ne bi trebalo da se postavljaju direktno uz spoljne zidove zgrade ili u blizini uređaja za grejanje.

Regali u prostoriji za arhivu treba da se nalaze na udaljenosti od 1200 mm jedan od drugog. Širina prolaza između redova regalnih konstrukcija treba da bude 750 mm. Isto rastojanje treba da bude između spoljašnjeg zida i stalka paralelno sa njim. S obzirom na rastojanje između spoljnog zida i konstrukcije regala od kraja, trebalo bi da bude 450 mm. Donja polica stalka mora biti najmanje 150 mm iznad poda.Ugradnja arhivskog metalnog nameštaja opremljenog sekcijama na izvlačenje, fiokama ili vratima uzima u obzir vrstu i veličinu materijala koji će se u njima čuvati.